Algemene Voorwaarden

1. Introlopers (AID lopers)

1.     Alleen aankomende studenten van Wageningen University en Aeres Hogeschool Wageningen kunnen zich opgeven om mee te doen aan de Algemene Introductie Dagen. De aanmelddeadline is 26 juli 2020.

2.     Voor BSc- en MSc-studenten van buiten de EU/EFTA is deelname inbegrepen in het (hogere) collegegeld. Dit geldt niet voor exchange-studenten.

3.     Het is niet mogelijk later in de AID in te stromen, je start op dag 1 in de voor jou aangewezen week (AID 1 of AID 2). Als je écht niet kan in die week, mail het AID-bestuur (info.aid@wur.nl) om te kijken wat er mogelijk is. 

4.     Het inschrijfformulier dient correct en naar waarheid ingevuld te worden.

5.     Na het invullen van dit inschrijfformulier is de AID-loper verplicht de inschrijfkosten te betalen binnen de gestelde termijn op het financieel overzicht.

6.     Bij deelname aan de AID zijn inbegrepen: toegang tot alle activiteiten en vier keer brunch/lunch en vier keer diner tijdens de AID. Overige maaltijden en consumpties, reis en verblijf zijn niet inbegrepen.

7.     Kosteloos annuleren is mogelijk tot en met 19 juli 2020. Daarna worden annuleringskosten in rekening gebracht ter hoogte van 30% van de deelnamebijdrage bij annulering tot en met 26 juli 2020. Vanaf 27 juli 2020 worden de volledige kosten in rekening gebracht.

8.     Bij registratie op de eerste dag van de AID ontvangt de AID-loper een polsbandje. Dit polsbandje is het toegangsbewijs voor de AID en dient te allen tijde zichtbaar gedragen te worden. Het polsbandje wordt maar één keer uitgereikt en is niet overdraagbaar. 

9.     Aanwijzingen van het AID-bestuur, Support Team AID of haar medewerkers (CREW) dienen te allen tijde opgevolgd te worden.

10.  Deelname aan de AID is geheel op eigen risico. Wageningen University, Aeres Hogeschool, het AID-bestuur, CREW of mentoren kunnen niet aansprakelijk worden gesteld bij enige geleden schade of letsel tijdens of na de AID.

2. Mentoren

1.     Alleen studenten aan Wageningen University en Aeres Hogeschool Wageningen kunnen AID-mentor worden.

2.     Om mentor te kunnen worden, is deelname aan de mentortraining verplicht.

3.     Op elke vorm van fraude, onder andere het niet of verkeerd opgeven van lidmaatschap van een vereniging, volgt uitsluiting van het mentorschap.

4.     De inschrijving voor het mentorschap is nog geen garantie op een plek. Voor de selectie van mentoren geldt gewogen loting op basis van door de mentor opgegeven gegevens.

5.   Als een BSc-mentor wordt uitgeloot, zal hij/zij automatisch worden ingeschreven als MSc-mentor. Als een mentor zich in dat geval zou willen terugtrekken, dient hij/zij dit te melden bij het AID-bestuur. 

6.  Kosteloos annuleren is mogelijk tot en met 12 juli 2020. Daarna worden annuleringskosten in rekening gebracht ter hoogte van 30% van de deelnamebijdrage bij annulering tot en met 19 juli 2020. Vanaf 20 juli 2020 worden de volledige kosten in rekening gebracht.

7.     Tijdens de gehele AID mag een mentor geen verenigingskleding en -kenmerken dragen. Hier wordt kleding of accessoires onder verstaan waarop de naam en/of het wapen en/of de slogan van de vereniging staat.

8.     Een mentor moet beschikbaar zijn voor zijn of haar groep en mag tijdens het AID programma maximaal 2 uur voor zijn vereniging activiteiten verrichten. Uitgezonderd op deze regel is de Study Morning/Afternoon.

9.     Mentoren op de reservelijst dienen ook deel te nemen aan de mentortraining, anders kunnen zij geen mentor worden.

10.     Mentoren op de reservelijst kunnen tot en met 13-08-2020 worden gevraagd alsnog mentor te worden.

11.  Het AID-bestuur behoudt zich het recht voor om mentoren af te wijzen.

12.  Na het invullen van het inschrijfformulier is de mentor verplicht de inschrijfkosten te betalen binnen de gestelde termijn op het financiële overzicht. Als een (reserve)mentor wordt uitgeloot, worden de inschrijfkosten teruggestort.

13.  Bij registratie op de eerste dag van de AID ontvangt de mentor een polsbandje. Dit polsbandje is het toegangsbewijs voor de AID en dient te alle tijden zichtbaar gedragen te worden. Het polsbandje wordt maar één maal uitgereikt en is niet overdraagbaar.

14.  Aanwijzingen van het AID-bestuur, Support Team AID of haar medewerkers (CREW) dienen te allen tijde opgevolgd te worden.

15.  Deelname aan de AID is geheel op eigen risico. Wageningen University, Aeres Hogeschool, het AID-bestuur, CREW of mentoren kunnen niet aansprakelijk worden gesteld bij enige geleden schade tijdens of na de AID.

3. CREW

1.     Alleen studenten aan Wageningen University en Aeres Hogeschool Wageningen kunnen deelnemen aan de AID CREW. Uitgezonderd zijn personen die eerder als CREW hebben deelgenomen aan de AID of zoals bepaald door het AID-bestuur.

2.     Aanmelden voor de CREW is per dagdeel (ochtend, middag, avond) en met een minimum van vijf dagdelen.

3.     Tijdens de werkzaamheden als CREW is het dragen van de door het AID-bestuur verstrekte kleding verplicht. Tijdens het werk als CREW dienen aangereikte persoonlijke beschermingsmiddelen (bijv. handschoenen, oordopjes) te worden gebruikt.

4.     Bij registratie ontvangt de CREW een polsbandje. Dit polsbandje is het toegangsbewijs voor de AID en dient te alle tijden zichtbaar gedragen te worden. Het polsbandje wordt maar één keer uitgereikt en is niet overdraagbaar. 

5.     Het is niet toegestaan voor of tijdens de werkzaamheden alcoholische dranken te nuttigen.

6.     Aanwijzingen van het AID-bestuur, Support Team AID of een aangewezen coördinator dienen te allen tijde opgevolgd te worden.

7.     Eventuele verkeersboetes zijn voor eigen rekening.

8.     Foto’s, films en ander beeldmateriaal gemaakt tijdens de AID zijn eigendom van Wageningen UR.

9.     Tijdens zijn of haar werkzaamheden vallen leden van de CREW onder de vrijwilligersverzekering van de gemeente Wageningen. In die gevallen waarbij deze verzekering onverhoopt de schade niet dekt, geldt dat een eventuele aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door vrijwilligers aan derden (personen of zaken) in beginsel gedekt is onder de aansprakelijkheidsverzekering van Wageningen UR. Het blijft van belang dat de vrijwilliger een eigen persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering heeft. Uitsluitend waar geen verzekering dit dekt, zal Wageningen UR, vertegenwoordigd door het AID-bestuur, in beginsel een redelijke vergoeding geven bij blijvende schade aan de vrijwilliger (CREW). Deze zelfde regeling geldt bij schade of vermissing van zaken van vrijwilligers (niet voor mentoren). Vanzelfsprekend is er geen dekking van de schade indien deze veroorzaakt is door grove nalatigheid van de persoon of eigenaar in kwestie. Indien een persoon door grove nalatigheid schade veroorzaakt aan derden zal deze persoon persoonlijk aansprakelijk gesteld worden.

10.  Daar waar het AID bestuur expliciet vrijwilligers vraagt om eigen materialen met een significante waarde (€250,- of meer) mee te nemen sluit het AID-bestuur een leenovereenkomst met de betreffende vrijwilliger, zodat de betreffende materialen tijdens de AID-periode in bruikleen zijn bij het AID-bestuur. Hierdoor wordt schriftelijk vastgelegd om welke materialen het gaat en op welke wijze schade of vermissing wordt afgehandeld.

4. Persoonsgegevens

1.     Wanneer de mogelijkheid wordt geboden tot invoer van persoonlijke gegevens (e-mailadres, naam, adres, etc.), dan geschiedt deze invoer geheel op vrijwillige basis. De verstrekte persoonsgegevens zullen uitsluitend voor het doel worden gebruikt waarvoor u deze heeft verstrekt: deelname aan de AID. U heeft het recht op inzage, verwijdering, correctie of beperking van de verwerking van persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Verder heeft u het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Indien u een klacht heeft, kunt u deze indienen bij WUR via privacy@wur.nl. Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie kunt u vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Heeft u vragen, dan kunt u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming van WUR via functionarisgegevensbescherming@wur.nl

2.     De ingevoerde persoonsgegevens worden voor maximaal 1 jaar opgeslagen, tenzij de betreffende persoon een functie heeft die langer loopt. In dat geval worden de persoonsgegevens bewaard tot maximaal 1 jaar na het beëindigen van de laatste functie.

3.     De ingevoerde persoonsgegevens worden gebruikt voor het welslagen van de AID. Naam, telefoonnummer en (email)adres worden gebruikt voor communicatie over de AID door het AID-bestuur en binnen de AID-groep of binnen de CREW. Derhalve worden de gegevens gedeeld met de mentoren en AID-lopers van de AID-groep waarvan de persoon onderdeel is. Binnen de CREW worden naam, telefoonnummer en (email)adres van CREW-leden eveneens gedeeld ten behoeve van een voorspoedige communicatie. Gegevens over opleiding, geslacht en geboortedatum worden gebruik voor de groepsindeling. Gegevens over dieet en eetwensen worden gebruikt voor de maaltijdvoorziening en derhalve anoniem ter beschikking gesteld aan de partijen die de maaltijden verzorgen tijdens de AID. Gegevens verstrekt via de opmerkingen, waaronder medische gegevens, worden gebruikt voor een optimale voorbereiding op de AID door de organisatie en de mentoren van de groep waarvan de persoon deel uit maakt. Gegevens over lidmaatschap van (studenten)verenigingen van mentoren worden gebruikt bij de selectie van mentoren volgens de selectieprocedure. Gegevens over de beheersing van talen, diploma's en voorkeuren van CREW worden gebruikt voor een zo optimaal mogelijke indeling. Gegevens door verenigingen beschikbaar gesteld over hun deelname aan de AID zoals het verzorgen van activiteiten of deelname aan de infomarkt worden gebruikt voor de voorbereiding van het genoemde programmaonderdeel en worden waar relevant beschikbaar gesteld aan deelnemers aan de AID. 

4.     Een ieder die ten behoeve van de AID de beschikking krijgt, dan wel inzage heeft in de persoonsgegevens van andere deelnemers aan de AID dient deze gegevens te beschermen en opslag van de gegevens te beperken. De beschikbaar gestelde gegevens of de gegevens waarin men inzag heeft zijn dienen alleen gebruikt te worden voor diens taak in de AID. Wanneer een datalek wordt geconstateerd dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het AID-bestuur.

5.     Het privacyreglement van Wageningen University & Research is -waar relevant- van toepassing.

6.     We gebruiken Google Analytics om onze website te optimaliseren, maar hebben om je privacy te optimaliseren een bewerkersovereenkomst met Google gesloten, het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd en delen we de gegevens niet met Google.

7.     Het AID-bestuur en haar sponsoren hebben het recht om foto's en videos die gemaakt zijn tijdens de AID te gebruiken voor promotiedoeleinden. Het AID-bestuur behoudt zich het recht om het maken van eigen beeldmateriaal door de deelnemers op specifieke momenten te weigeren.

5. Huisregels

1.     Alcoholconsumptie onder de leeftijd van 18 jaar zal leiden tot uitsluiting van de AID.

2.     Het is niet toegestaan om uw eigen (non-)alcoholische dranken mee te brengen op het festivalterrein, met uitzondering van water in een plastic fles.

3.     Het is niet toegestaan om te roken op de campus.

4.     Drugs zijn niet toegestaan.

5.     In het geval van verstoring of overtreding kun je van het festivalterrein worden verwijderd.

6.     Bekers moeten op het festivalterrein blijven.

7.     Het is niet toegestaan om met drank of andere dingen te gooien. Iedereen die dit doet zal van het festivalterrein worden verwijderd.

8.     Crowdsurfen en stagediven zijn niet toegestaan.

9.     Er is geen entree mogelijk zonder AID polsbandje of een geldig ticket.

10.  De consumptiemunten kunnen alleen worden ingewisseld voor geld op dag na de AID.

11.  De AID is niet aansprakelijk voor eventuele claims met betrekking tot vermiste of beschadigde persoonlijke bezittingen.

12.  Afval dient te allen tijde in de afvalbakken gedeponeerd te worden.

13.  Gebruik van de garderobe tijdens de cantus is verplicht.

6. Workshops

1.     Na het aanmelden van een workshop via de website zal het AID-bestuur de workshop goed moeten keuren. Hierbij wordt gekeken naar de volledigheid van de opgave (contactgegevens, beschrijvingen etc.) en veiligheid.

2.     Het opgeven van workshops kan tot uiterlijk 5 juni, dan moet ook bekend zijn welke workshop u wilt geven.

3.     AID-lopers hebben vrije keuze in het bezoeken van een workshop.

4.     De workshop dient een capaciteit te hebben van minimaal 10 personen. 

5.     Mocht er een vergunning nodig zijn voor een workshop, dan dient de organisatie dit zelf te regelen. Het AID-bestuur is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgen van het niet aanvragen van een vergunning. 

6.     Deelname aan de workshops is geheel op eigen risico. Wageningen University, het AID-bestuur, CREW of mentoren kunnen niet aansprakelijk worden gesteld bij enige geleden schade of letsel tijdens of na de workshops.

7.     Een organisatie die een workshop verzorgt, is verantwoordelijk voor de veiligheid van de deelnemers. Activiteiten tijdens de workshops vinden altijd plaats onder begeleiding van de organisatie die de workshop verzorgt. De organisatie treft afdoende veiligheidsmaatregelen om het risico voor de deelnemers zo veel mogelijk te beperken.

8.     De voertaal van workshops is Engels.

9.     Indien de activiteit een reëel risico op ongevallen voor de deelnemers met zich meebrengt, treft de organisatie maatregelen om in geval van een ongeval eerste hulp te kunnen verlenen.

10.  Indien de activiteit een reëel risico op brand met zich meebrengt, treft de organisatie maatregelen om in geval van brand deze adequaat te kunnen bestrijden.

11.  Alle ongevallen en calamiteiten tijdens de workshop worden zo snel mogelijk gemeld aan het AID-bestuur (0317-484200). Waar nodig zal het AID-bestuur de organisatie ondersteunen bij het beheersen van het ongeval of calamiteit.

12.  Bij een ongeval of calamiteit zal alle externe communicatie via het AID-bestuur of Wageningen UR lopen.

13.  Een workshop moet voor AID-lopers gratis zijn.

14.  Indien de workshop niet door is gegaan (bijvoorbeeld door te weinig deelnemers of onvoorziene omstandigheden), wordt er geen vergoeding gegeven.

8. Sportmarkt

1.     Het AID-bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventueel geleden schade, zoals schade aan apparatuur.

2.     Het AID-bestuur behoudt zich het recht om organisaties te weigeren.

3.     Deelname is geheel op eigen risico.

4.     Activiteiten op de sportmarkt mogen geen risico vormen voor de bezoekers of medewerkers van de sportmarkt.

5.     Aanwijzingen van het AID-bestuur of door haar aangewezen personen dienen opgevolgd te worden.

6.     Organisaties hebben, indien aangegeven, beschikking over een kraam met dak. Indien gewenst kan er gebruik gemaakt worden van stroom met een maximum vermogen per kraam.

7.     Alle grote attributen die meegenomen worden dienen te worden aangemeld en goedgekeurd door het AID-bestuur. Het AID-best